Pengaturan Pembelian

Pengaturan Pembelian

Pengaturan Pembeli

Dalam istilah yang paling sederhana, EBS (Oracle E-Business Suite) memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian, menyetujuinya, mencetaknya, dan mencocokkannya dengan faktur untuk pembayaran.

Lokasi untuk Pengiriman EBS

Lokasi yang digunakan untuk beberapa tujuan di EBS, termasuk lokasi bisnis yang terkait dengan Badan Hukum, lokasi fisik yang berhubungan dengan karyawan, dan lokasi pembelian yang mewakili dimana produk akan dikirimkan. 

Klasifikasi Organisasi

EBS dilengkapi dengan sejumlah klasifikasi organisasi. Fungsi dari organisasi yang digunakan adalah untuk menentukan segala sesuatu yang perlu diatur. Tujuan utama dari Organisasi Satuan Operasi adalah untuk mengasosiasikan pembelian sebuah organisasi.

Parameter Persediaan

Parameter persediaan mencatat sebuah kode organisasi yang mana adalah sebuah kode yang jelas mencapai 3 karakter panjangnya, untuk organsisasi ini yang akan muncul dalam formulir, dan memilih kalender yang akan berguna dalam transaksi. Hal ini tidak sama dengan kalender laporan melainkan kalender hari kerja mengatur penggunaan produksi untuk menentukan hari apa saja dalam minggu tersebut yang dipertimbangkan sebagai hari. Bidang yang dibutuhkan penanggalan sederhana senin-jum’at dapat diatur dengan memberikan kalender hari kerja sebuah nama, dan menyimpannya.

Menjelaskan Format Nomor Barang Dalam EBS

EBS mengijinkan pesanan pembelian dan daftar permintaan barang dibuat menggunakan kategori atau barang. Keuntungan dalam menggunakan sebuah kategori atau sebuah barang adalah bahwa melaporkan atau analisa pada tipe pembelian dapat menjadi lebih mudah terselesaikan jika ada klasifikasi umum, dan juga dapat digunakan untuk kegagalan nomer akun atas permintaan barang atau pesanan pembelian. Barang memerlukan lebih banyak pekerjaan untuk mengatur dan menggunakan, seperti setiap barang baru akan butuh diciptakan dan seluruh barang dirawat, tetapi barang-barang tersebut dibutuhkan jika pesanan diterima dalam persediaan EBS. Jika persediaan dimanfaatkan, barang diatur sebagai bagian modul tersebut.

Membuat kategori untuk pembelian

Seperti disebutkan, kamu mempunyai dua cara untuk membuat daftar permintaan barang dan pesanan pembelian dalam EBS. Dengan barang atau menggunakan sebuah kategori deskripsi. Kategori-kategori mempunyai banyak tujuan dalam EBS, beberapa diantaranya disebutkan disini. Kategori tersebut dapat ditugaskan pada barang-barang untuk mengelompokan mereka dalam pelaporan atau pencarian aturan, atau digunakan untuk menugaskan sebuah nomer akun dan memperoleh informasi akuntansi. Kategori dapat ditugaskan menyetujui, membatasi dokumen yang dapat disetujui seseorang. Juga pembeli dapat berhubungan dengan kategori spesifik, menyetujui mereka untuk mengotomatisasi koreksi pesanan pembelian hanya untuk kategori dimana mereka dihubungkan. Kategori digunakan dalam hubungan dengan beberapa fitur lain di luar bidang pembelian, seperti klasifikasi pajak, fitur istore dan iprocurement dan persediaan.

Menggunakan karyawan dalam pembelian

Apakah Anda menggunakan Oracle SDM, karyawan harus ditetapkan di EBS untuk siapa pun yang akan menjadi pembeli, pemohon atau penerima untuk pesanan pembelian dan permintaan di EBS, pembeli didefinisikan sebagai orang-orang yang membuat pesanan pembelian, sedangkan pemohon adalah orang yang mengajukan

untuk barang. Approvers memiliki wewenang untuk menyetujui permintaan baik atau pesanan pembelian. Sumber daya manusia tidak perlu diimplementasikan menggunakan bentuk karyawan untuk mengatur karyawan atau hierarki posisi untuk persetujuan di EBS. Bila HR sebagian terpasang, karyawan diubah bentuk tersedia untuk digunakan dalam mode terbatas (lebih sedikit diperlukan bidang daripada ketika HR diimplemetasikan). Pada karyawan merekam ketika sumber daya manusia adalah dipasang bersama (pembelian Superuser | Setup | Personnel | Karyawan), Anda dapat mengatur hubungan karyawan-pengawas atau karyawan posisi digunakan untuk persetujuan (Lihat Bagian berikutnya, 'Membuat Persetujuan untuk Permintaan dan pesanan pembelian,' untuk lebih), serta sebagai karyawan ditugaskan untuk mebuat buku besar, ditambah rekening pengeluaran default yang dapat digunakan dalam pembelian dan permintaan Account Generator, seperti yang terlihat dalam gambar 2-13. 

Satu kata nasihat: jika karyawan yang diatur untuk membeli atau jenis persetujuan hanya dan sumber daya manusia tidak diinstal, pertimbangkan untuk membuat posisi setuju untuk persetujuan batas bukan judul sebenarnya pekerjaan. Ini akan membuat pendirian dan pemeliharaan lebih mudah. Untuk contoh, bukan menyiapkan satu posisi Manajer Pemasaran dan satu lagi untuk akuntansi manajer, keduanya dapat menyetujui jumlah dolar sama, mengatur posisi yang disebut 'batas 1000' yang dapat diberikan untuk kedua. Karena biasanya ada jumlah dolar lebih sedikit daripada di posisi, ini kurang bekerja untuk mempertahankan dan memudahkan penelitian.

Menyiapkan persetujuan untuk permintaan dan pesanan pembelian.

permintaan dan pesanan pembelian perlu disetujui sebelum dokumen yang selesai dan siap untuk langkah selanjutnya dalam proses. Proses persetujuan dapat berkisar dari sesuatu yang sederhana seperti bahwa setiap orang yang menciptakan sebuah dokumen dapat menyetujui dokumen mereka sendiri, dengan pengawas hirarki proses persetujuan dengan batas-batas yang didasarkan pada posisi karyawan, atau proses yang rumit yang mana persetujuan berdasarkan pada item yang dibeli dan jumlah dolar yang ada di dokumen.

Ada dua pilihan untuk membuat peraturan-peraturan persetujuan ini: pembelian hierarki, yang bisa digunakan untuk kedua pesanan pembelian dan permintaan dan memiliki keterbatasan supervisor, posisi-berbasis hirarkis persetujuan jalan, dan Oracle persetujuan manajemen (AME), yang hanya tersedia untuk permintaan persetujuan. AME memungkinkan aturan-aturan yang lebih rumit, seperti semua permintaan dengan kategori peralatan komputer harus pergi ke CIO untuk persetujuan. AME mengatur di luar ruang lingkup dari buku ini. Pembelian persetujuan akan kembali kesemula ke hierarki pengawas kecuali hirarki persetujuan penggunaan kotak dicentang pilihan keuangan (pembelian Superuser | Setup |Organisasi | Pilihan keuangan | Supplier-Purchasing tab). AME akan digunakan ketika persetujuan jenis transaksi ini dihuni pada jenis dokumen yang dipilih pada daftar permintaan (beli Superuser | Setup | Pembelian | Tipe dokumen).

Untuk mengatur persetujuan pembelian, kelompok diciptakan untuk mengatur nomor rekening dan batas dollar untuk satu atau lebih dari kriteria berikut: dokumen total, rentang akun, kategori barang, item nomor, dan kapal - atau memberikan ke lokasi. Kelompok kemudian ditugaskan untuk dokumen spesifik jenis, seperti permintaan atau order pembelian, oleh posisi karyawan. Gambar 2-14 menunjukkan grup persetujuan sampel .

Jika Anda menggunakan posisi hierarki sebagai lawan untuk persetujuan oleh pembimbing, maka setidaknya dokumen total dan rentang rekening harus ditetapkan. Pengawas hierarki hanya memerlukan salah satu kriteria yang ditetapkan.

Pembelian persetujuan, meskipun hierarki, memiliki beberapa pilihan tentang bagaimana persetujuan diarahkan, berdasarkan metode maju ditetapkan ke jenis dokumen (pembelian Superuser | Setup | Pembelian | Jenis dokumen). Langsung akan selalu langsung menuju orang dengan kemampuan untuk menyetujui dokumen. Ini berarti bahwa dokumen akan dirutekan ke orang pertama yang dalam hirarki yang berwenang untuk menyetujui semua elemen dari dokumen, mungkin melewati atasan langsung pemohon. Tersedia pula hirarki, yang akan meneruskan langsung ke setiap orang dalam hirarki, memerlukan masing-masing untuk menyetujui sebelum pindah.

Menciptakan Pembeli

Di EBS, hanya mengatur karyawan sebagai pembeli diperbolehkan untuk membuat pesanan pembelian, sementara setiap karyawan akses yang tepat dapat membuat permintaan dan menyetujui kedua dokumen. Pembeli adalah satunya pengguna yang dapat mengakses formulir entri pembelian di EBS. Untuk membuat karyawan pembeli, merujuk kepada gambar 2-16

dan klik tambah pembeli untuk menambahkan pembeli baru. Pilih nama karyawan dalam melayani pembeli lapangan, dan Opsional menambahkan kategori  ke lokasi untuk membatasi pesanan pembelian ini bisa buat pembeli. Karena karyawan tidak dapat menambahkan lebih dari satu kali, karyawan tidak dapat diberikan ke beberapa kategori dan lokasi. Masukkan tanggal efektif untuk membatasi ketika pembeli ini akan memiliki akses untuk membuat pesanan pembelian. Gambar 2-15 penandatanganan persetujuan pemerintah untuk posisi pembeli . 

Pilihan Pembeli

Pilihan pembelian diciptakan untuk mendefinisikan default dan kontrol untuk pesanan pembelian dan permintaan. Beberapa pilihan tersebut dapat diganti pada dokumen individu. Gambar 2-17 menunjukkan daerah yang berbeda pilihan pembelian. Ini ditetapkan untuk setiap individu unit operasi, dan Anda akan diminta untuk memilih Unit operasi sebelum memulai setup.

 

Penomoran Dokumen

dokumen penomoran menentukan jika dokumen penomoran otomatis atau MANUAL, berdasarkan bidang masuk, dan jika penomoran NUMERIK atau ALPHANUMERIC. Hanya manual penomoran dapat nomor dokumen Alphanumeric. Bidang nomor berikutnya adalah nomor berikutnya yang akan digunakan untuk penomoran otomatis. Selama konversi data, penomoran dokumen dapat diatur secara manual, memungkinkan dokumen-dokumen yang sedang dikonversi untuk mempertahankan jumlah warisan mereka, dan kemudian beralih kembali ke otomatis. Memastikan bahwa nomor berikutnya adalah di atas transaksi yang dikonversi untuk menghindari masalah dengan penciptaan masa depan dokumen.

Pilihan keuangan

pilihan keuangan digunakan terutamanya oleh hutang tetapi diperlukan untuk beli. Pilihan keuangan menentukan nomor rekening standar, pembelian ketertiban dan permintaan default, beban pilihan dan karyawan default untuk laporan pengeluaran. Lihat Chapter 5, 'Mengatur Hutang,' untuk keterangan lengkap mengatur ini.

Tipe Dokumen

Tipe dokumen, dipilih ketika memasuki sebuah dokumen pembelian, digunakan untuk mengatur persetujuan pilihan dan kontrol untuk dokumen (Lihat gambar 2-22). 

 

EBS datang unggulan dengan tipe dokumen yang dapat diubah tetapi tidak dihapus. Pilih tombol update untuk tipe dokumen untuk memperbaruinya.Bidang itu menata letak dokumen mengacu pada tata letak XML yang akan digunakan untuk mencetak dokumen ini, seperti sebagai format Order Pembelian. Layout ini adalah XML template yang telah dibuat dan disimpan dalam penerbit BI.



Download document nya Disini                                                PDF nya Disini